Da die Gemeinde Issum als Öffentlicher Auftraggeber einen Planungsauftrag mit einem Honorarvolumen von über 216.000 € ausschreibt, ist die Verwaltung gemäß der Vergabeverordnung (VgV) verpflichtet, ein Wettbewerbsverfahren durchzuführen. Dieses wird von der Architektenkammer NRW regelmäßig geprüft, um die Einhaltung der Vorgaben zu gewährleisten. Die Gemeinde Issum wird bei der Durchführung des Wettbewerbs von dem Planungs- und Architekturbüro postwelters + partner aus Dortmund unterstützt. Das Büro und die Gemeindeverwaltung haben ein detailliertes Raumprogramm erstellt. Dies beinhaltet eine Definition der Räume, welche gebraucht und gewünscht werden, wie groß sie sein sollen, wie sie räumlich verbunden oder auch bewusst voneinander getrennt sein sollen. Hierzu haben die beteiligten Fachbereiche viele Absprachen untereinander und insbesondere gemeinsam mit der St. Nikolausschule sowie der Politik getroffen. Das Raumprogramm und weitere organisatorische Themen werden mit der Auslobung veröffentlicht. Interessierte Architektur- und Landschaftsarchitekturbüros können dann entsprechende Vorschläge entwerfen, die einen bereits festgelegten Kostenrahmen einhalten und die Entwürfe anonym bei postwelters + partner einreichen. Die Firma postwelters + partner begleitet parallel auch das Bauleitplanverfahren, welches seit Mitte 2025 läuft und voraussichtlich im Frühjahr nächsten Jahres abgeschlossen wird. Hierbei wird die Planungsgrundlage für die spätere Baugenehmigung gesetzt. Im Bauleitplanverfahren wird alles, was vom späteren Bau und Betrieb beeinträchtigt werden könnte, geprüft und sehr genau geplant und ggf. kompensiert. Dazu gehören z.B. Verkehrsführung, Lärmschutz, Naturschutz, Baugrunduntersuchungen, Entwässerung und Kampfmittelbeseitigung. Ein bereits festgelegtes Preisgericht aus Mitgliedern der Schul- und OGS-Leitung, dem Bürgermeister, Vertretern des Bau- und Schulamtes, der politischen Fraktionen sowie zahlreichen Architekten und Landschaftsarchitekten bewerten die anonymen Entwürfe dann und legen einen oder mehrere Gewinner fest. Der Gewinnerentwurf wird dann gemeinsam mit dem Büro überarbeitet und finalisiert, sodass ein Antrag auf Baugenehmigung gestellt werden kann. Nach Abschluss des Wettbewerbs werden die Entwürfe präsentiert, sodass interessierte Bürgerinnen und Bürger die Ideen einsehen können.